Verkoopfacturen - algemeen
Verkoopfacturen in Bouwflow – Algemene werking
In dit artikel leggen we de algemene werking van verkoopfacturen in Bouwflow uit.
⚠️ We behandelen hier niet de verschillende flows (factureren vanuit offerte, werkbon, vorderingsstaat, …). Dit artikel focust puur op:
De velden op een verkoopfactuur
Wat ze betekenen
Welke instellingen beschikbaar zijn
📄 Een verkoopfactuur aanmaken
Ga naar: Inkomsten → Verkoopfacturen → Verkoopfactuur aanmaken
🔢 Factuurnummer
Wordt automatisch toegekend bij verzenden
Je hoeft dit normaal niet manueel in te vullen
⚠️ Uitzondering: Bij je allereerste factuur in Bouwflow moet je het juiste startnummer manueel invullen (aansluitend op je vorige systeem).
Daarna verloopt de nummering automatisch.
👉 Je kan de nummering ook manueel triggeren door de status op “Te verzenden” te zetten.
👤 Klant & Project
In de meeste gevallen worden deze automatisch ingevuld, bijvoorbeeld wanneer je vertrekt vanuit:
Een offerte
Een werkbon
Een vorderingsstaat
Je kan ze ook manueel selecteren indien nodig.
📅 Factuurdatum & Vervaldatum
Factuurdatum = standaard vandaag
Vervaldatum = automatisch berekend op basis van betaaltermijn
Beide zijn manueel aanpasbaar.
🚚 Leveringsdatum (optioneel)
Wordt enkel getoond op de factuur indien ingevuld
Laat je dit leeg, dan verschijnt er niets op het document
🔄 Status
De status wordt automatisch aangepast op basis van acties:
Concept
Te verzenden
Verzonden
Betaald
Te laat
👉 Je hoeft dit niet manueel te beheren, behalve als je de nummering wil activeren via “Te verzenden”.
💰 Betaaldatum
Deze hoef je niet manueel in te vullen.
De betaaldatum wordt automatisch bepaald:
Via bankkoppeling (Ponto)
Of wanneer je de factuur manueel op “Betaald” zet
In dat geval wordt de datum van statuswijziging gebruikt als betaaldatum.
🏦 Bankrekening
Hier kies je:
Welke bankrekening op de factuur wordt weergegeven
Welke rekening gebruikt wordt voor de QR-code
Heb je meerdere rekeningen ingesteld? Dan kan je hier selecteren welke gebruikt wordt.
🧾 BTW-code
Bepaalt:
Het btw-tarief voor de volledige factuur
De wettelijke tekst (bv. renovatie, btw-verlegd)
Indien nodig kan je per lijn een andere btw-code instellen.
🌍 Taal
De taal wordt standaard overgenomen van de klant.
Bij wijziging:
Wordt de volledige factuur automatisch vertaald
Beschikbare talen:
Nederlands
Frans
Engels
🔗 Offerte koppelen
Je kan een factuur manueel koppelen aan een bestaande offerte, ook als je er niet rechtstreeks vanuit vertrokken bent.
🖨 Document template (Layout)
Bepaalt de lay-out van de factuur.
Standaard layout
Of een eigen template
Instellen via: Instellingen → Document Templates
Voor meer info hierover bestaat een apart helpdeskartikel.
🔁 Terugkerende facturen
Je kan instellen dat:
Op een bepaalde periode automatisch een conceptfactuur wordt aangemaakt
Gebaseerd op deze factuur
👉 Ideaal voor abonnementen of periodieke facturatie.
✏️ Factuurlijnen opbouwen
Hoewel meestal gefactureerd wordt vanuit offerte of werkbon, kan je ook manueel werken.
Per lijn kan je instellen:
Artikelnummer (automatisch geladen vanuit inventaris)
Beschrijving
Aantal
Eenheid
Bedrag
BTW-percentage
Korting (percentage of absoluut)
Het totaal wordt automatisch berekend.
📦 Importeren
Je kan factuurlijnen toevoegen via:
Importeer van inventaris
Kopiëren van een bestaande verkoopfactuur
👉 Handig bij gelijkaardige facturen.
📎 Bijlagen
Je kan bestanden toevoegen die:
Als bijlage meegestuurd worden in de e-mail
📝 Opmerking
Wordt zichtbaar onderaan de factuur.
🔒 Interne notitie
Enkel intern zichtbaar. Niet zichtbaar voor de klant.
⚙️ Instellingen voor verkoopfacturen
Ga naar: Instellingen → Instellingen → Verkoopfacturen
Hier kan je verschillende standaardinstellingen beheren.
📌 Totaal per titel of per regel tonen
Bij gebruik van standaard layout kan je instellen of:
Totalen per regel getoond worden
Totalen per titel getoond worden
Geen van beide
📌 Standaard document template
Je kan een standaard template instellen die automatisch geselecteerd wordt.
📌 Projectadres tonen
Indien ingeschakeld:
Wordt het projectadres op de factuur getoond
Enkel van toepassing bij standaard layout
📌 Standaard betaaltermijn
Bepaalt:
De standaard vervaldatum
Werk je met factuurtypes? Dan kan de betaaltermijn automatisch per type ingesteld worden.
📌 Factuurdatum bij verzending bijwerken
Indien ingeschakeld:
Wordt de factuurdatum automatisch aangepast naar de verzenddatum
Handig wanneer je facturen op voorhand aanmaakt maar later verzendt.
📌 XML meesturen
Je kan instellen dat automatisch een XML-bestand meegestuurd wordt.
Wordt minder gebruikt sinds Peppol-verplichting.
📌 Artikelnummer tonen of verbergen
Indien je geen artikelnummer gebruikt, kan je deze kolom verbergen tijdens bewerken.
📌 Automatische status bij creditnota
Bepaalt of Bouwflow automatisch de status aanpast bij het aanmaken van een creditnota.
📌 Standaard opmerking
Hier kan je een vaste tekst instellen die automatisch op elke factuur verschijnt.
Bijvoorbeeld:
Bevoegde rechtbank
Verkorte voorwaarden
Betalingsvoorwaarden
📤 Factuur versturen
Via de knop Versturen kan je de factuur verzenden.
Bij verzenden:
Wordt het factuurnummer definitief toegekend
Wijzigt de status naar “Verzonden”
📊 Overzicht van verkoopfacturen
Via:
Inkomsten → Verkoopfacturen
krijg je een overzicht van alle facturen.
Hier kan je:
Zoeken
Filteren
Sorteren
Status opvolgen
✅ Samenvatting
Verkoopfacturen in Bouwflow zijn:
Automatisch genummerd
Koppelbaar aan offertes en projecten
Meertalig
Configureerbaar via instellingen
Geschikt voor terugkerende facturatie
Een correcte configuratie van je factuurinstellingen zorgt voor:
Minder manuele fouten
Correcte btw-teksten
Efficiënte opvolging van betalingen