Bouwflow
Personen

Klant Aanmaken

🧾 Klanten aanmaken in Bouwflow – Uitleg van alle velden

Wanneer je in Bouwflow een nieuwe klant aanmaakt, zie je een aantal velden en vinkjes. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat elk veld betekent, waarom het belangrijk is en hoe Bouwflow ermee werkt.

🔁 1. Type klant: particulier of onderneming

Bovenaan kies je het type klant:

  • Particulier

  • Onderneming

Deze keuze is zeer belangrijk omdat ze bepaalt:

  • Of een btw-nummer verwacht wordt

  • Of facturen via Peppol verzonden kunnen worden

  • Welke velden beschikbaar zijn

Wat gebeurt er als je het verkeerde type kiest?

⚠️ Maak je per ongeluk een bedrijf aan als particulier, dan:

  • Verschijnt het btw-nummer niet op documenten

  • Kunnen facturen niet via Peppol verzonden worden

👉 Daarom is het belangrijk dit consequent correct in te vullen.

🏢 Onderneming: automatische gegevens via Companyweb

Kies je Onderneming en vul je een btw-nummer in, dan kan je op Synchroniseren klikken.

Bouwflow haalt dan automatisch op:

  • Officiële bedrijfsnaam

  • Adres van de hoofdzetel

  • Ondernemingsnummer

Zo hoef je deze gegevens niet manueel in te vullen.

> *Tip: Gebruik geen spaties of speciale tekens in het btw-nummer (bv. `BE0123456789`)*

🌍 2. Voorkeurstaal

De voorkeurstaal bepaalt:

  • In welke taal documenten (offertes, facturen, …) worden opgesteld

  • Welke e-mailtemplates gebruikt worden

Bijvoorbeeld:

  • Frans → Franse documenten & mails

  • Engels → Engelse documenten & mails

Standaard staat deze op de taal van de gebruiker die de klant aanmaakt.

👤 3. Naam & Aanspreking

Naam

  • Bij ondernemingen: officiële bedrijfsnaam (automatisch via Companyweb)

  • Bij particulieren: voornaam + achternaam

Aanspreking

Wordt gebruikt in e-mails via de variabele `{{RECEIVER_NAME}}`

Voorbeeld:

  • Naam: `Noah Geeraerts`

  • Aanspreking leeg → Bouwflow gebruikt automatisch `Noah Geeraerts`

  • Aanspreking = `Meneer Geeraerts` → mails starten met `Beste Meneer Geeraerts`

Je hoeft dit veld dus niet in te vullen, tenzij je een formelere aanspreking wil gebruiken.

🧾 4. Btw-regime

Bouwflow houdt het btw-regime bij voor boekhoudkoppelingen (Exact, Yuki, …)

Mogelijke waarden:

  • Niet btw-plichtig (particulier)

  • Btw-plichtig

  • Btw-vrijgesteld

In de meeste gevallen hoef je hier niets manueel aan te passen. Bij een onderneming wordt automatisch “btw-plichtig” gekozen.

📞 5. Telefoon & e-mail

Deze velden zijn het standaard contactpunt voor:

  • Facturen

  • Offertes

  • Mails

Wil je meerdere e-mails of telefoonnummers per klant gebruiken? ➡️ Gebruik dan Contacten. In dit helpdeskartikel vind je daarover meer uitleg: https://bouwflow.hc.ferndesk.com/contacten-aanmaken-vu28b

🏦 6. IBAN

Optioneel veld om het rekeningnummer van de klant bij te houden. Handig bij vaste klanten of terugbetalingen, maar niet verplicht.

👤 7. Verantwoordelijke medewerker

Standaard = de gebruiker die de klant aanmaakt.

Deze persoon:

  • Wordt automatisch gekoppeld

  • Kan mee overgenomen worden op projecten

⏳ 8. Betaaltermijn

Je kan een specifieke betaaltermijn per klant instellen, bv.:

  • 7 dagen

  • 14 dagen

  • 30 dagen

Indien leeg: Bouwflow gebruikt:

  1. Eerst de betaaltermijn van het factuurtype

  1. Anders de standaard betaaltermijn uit Instellingen

👉 Alleen invullen als deze klant afwijkt van jullie standaard

🏠 9. Adres (facturatieadres)

Dit is het facturatieadres van de klant

  • Bij ondernemingen: automatisch via Companyweb

  • Bij particulieren: via Google Maps

Je kan zoeken op:

  • Postcode

  • Gemeente

  • Plaats

Bouwflow vult dan:

  • Postcode

  • Gemeente

  • Provincie

  • Land automatisch in

Je hoeft enkel de straat + nummer nog toe te voegen.

> *Het werfadres hoort bij het project, niet bij de klant.*

🔗 10. Peppol-ID

Dit veld hoef je niet zelf in te vullen.

Bouwflow:

  • Zoekt automatisch de juiste Peppol-ID

  • Op het moment dat je een factuur via Peppol verstuurt

Laat dit veld dus gewoon leeg.

📊 11. Status, bron & verkoper

Deze velden zijn gelinkt aan jullie verkoopopvolging

Status

Bijvoorbeeld:

  • Prospect

  • Offerte verstuurd

  • Klant

Wordt automatisch aangepast:

  • Offerte → status verandert

  • Factuur → klantstatus

Bron & verkoper

Worden:

  • Overgenomen op nieuwe projecten

  • Gebruikt in verkooprapporten

Indien je hier iets instelt op de klant, wordt dit automatisch meegenomen naar projecten.

✅ Samenvatting

De belangrijkste aandachtspunten:

✔ Kies correct type (particulier vs onderneming) ✔ Vul bij ondernemingen altijd het btw-nummer in ✔ Gebruik voorkeurstaal voor juiste documenten & mails ✔ Gebruik aanspreking slim voor e-mails ✔ Laat Peppol-ID automatisch invullen ✔ Betaaltermijn alleen invullen als deze afwijkt

Was dit nuttig?