Automatische betaalherinneringen
Automatische betalingsherinneringen in Bouwflow
Met automatische betalingsherinneringen zorg je ervoor dat openstaande facturen automatisch opgevolgd worden — zonder dat je manueel mails hoeft te versturen.
In dit artikel leggen we uit:
Hoe je automatische herinneringen instelt
Hoe je mailtemplates koppelt
Hoe je een factuur tijdelijk kan pauzeren
Wat er nog mogelijk is naast de automatische flow
📧 Stap 1 – Mailtemplates voorbereiden
Voor je start met automatische herinneringen, is het belangrijk dat je de juiste mailtemplates hebt.
Ga naar: Instellingen → E-mailsjablonen
Zorg dat je:
Minstens één template hebt voor betalingsherinneringen
Bij voorkeur aparte templates voor:
Eerste herinnering
Tweede herinnering
Derde (laatste) herinnering
Iedereen krijgt standaard minstens één template, maar je kan er meerdere aanmaken indien gewenst.
👉 Deze templates worden later gekoppeld aan de automatische flow.
⚙️ Stap 2 – Automatische betalingsherinneringen instellen
Ga naar: Instellingen → Instellingen → Automatische betalingsherinneringen
Hier kan je:
Per herinneringsniveau een mailtemplate kiezen
De timing instellen
De flow activeren
📌 Mailtemplates koppelen
Je kan instellen:
Eerste herinnering → Template 1
Tweede herinnering → Template 2
Derde herinnering → Template 3
Zo kan je toon en urgentie per herinnering aanpassen.
⏳ Timing instellen
Je bepaalt:
1️⃣ Wanneer start de flow?
Bijvoorbeeld:
1 dag na vervaldatum
3 dagen na vervaldatum
7 dagen na vervaldatum
Dit bepaalt wanneer de eerste herinnering verstuurd wordt.
2️⃣ Interval tussen herinneringen
Daarna stel je in:
Aantal dagen tussen eerste en tweede herinnering
Aantal dagen tussen tweede en derde herinnering
Voorbeeld:
Dag na vervaldatum → 1e herinnering
14 dagen later → 2e herinnering
Nogmaals 14 dagen later → 3e herinnering
👉 Eens ingesteld en geactiveerd, loopt dit volledig automatisch.
⏸ Betalingsherinnering pauzeren (factuur on hold)
Soms wil je geen herinneringen versturen, bijvoorbeeld omdat:
Er een discussie loopt met de klant
Er een fout moet worden rechtgezet
Er een betaling onderweg is
In dat geval kan je de herinneringen pauzeren.
🔹 Pauzeren vanuit de factuur
Open de verkoopfactuur en kies:
Pauzeer betalingsherinnering
De factuur wordt dan:
Overgeslagen in de automatische flow
Tijdelijk “on hold” gezet
🔹 Pauzeren vanuit de tabel
Je kan ook rechtstreeks vanuit:
Inkomsten → Verkoopfacturen
de herinneringen pauzeren via de tabel.
👉 Handig wanneer je meerdere facturen tegelijk wil aanpassen.
📤 Manueel herinneringen versturen
Los van de automatische flow kan je ook:
Manueel herinneringen versturen via filters in de factuurtabel
Herinneringen sturen via het dashboard
Dit laat je toe om:
Selectief facturen aan te schrijven
Een specifieke groep klanten te contacteren
✅ Samenvatting
Met automatische betalingsherinneringen kan je:
Tijd besparen
Betalingen sneller opvolgen
Een consistente herinneringsflow opzetten
Je bepaalt:
Welke templates gebruikt worden
Wanneer herinneringen verstuurd worden
Hoeveel tijd er tussen zit
En indien nodig kan je:
Specifieke facturen tijdelijk pauzeren