Artikels & arbeid
Inventaris in Bouwflow – Algemene werking uitgelegd
In dit artikel leggen we de algemene werking van de inventaris in Bouwflow uit. De inventaris vormt de basis (de bouwstenen) voor je calculaties in posten en meetstaten.
⚠️ In dit artikel behandelen we geen posten of meetstaten. We focussen op:
Artikelen
Materieel
Arbeid
Bundels (kort)
📦 Artikelen
Artikelen zijn materialen of producten die je gebruikt in calculaties, offertes en facturen.
Ga naar: Inventaris → Artikelen → Artikel aanmaken
Hieronder overlopen we de belangrijkste velden.
1️⃣ Naam
De interne naam van het artikel.
2️⃣ Extra beschrijving
De tekst die hier ingevuld wordt:
verschijnt automatisch op een offerte of factuur
wanneer het artikel rechtstreeks wordt toegevoegd (zonder calculatie)
👉 Handig voor standaard commerciële omschrijvingen.
3️⃣ Categorie
Dit dient voor interne structuur in de inventaris.
Zorgt voor overzicht
Laat latere filtering toe
Handig in (na)calculatie-analyses
❗ Heeft geen invloed op de calculatie zelf
4️⃣ Eenheid vs. Besteleenheid
Dit is een belangrijke instelling.
📌 Eenheid
De eenheid die gebruikt wordt in de calculatie. Bijvoorbeeld: stuk, m², meter, uur, ...
📌 Besteleenheid
De eenheid waarin je effectief bestelt bij een leverancier. Bijvoorbeeld:
Calculatie in stuks
Bestelling per doos
1 doos = 50 stuks
Via een conversiefactor rekent Bouwflow dit automatisch om.
👉 Zo hoef je nooit manueel om te rekenen bij bestellingen.
5️⃣ Aankoopprijs & Catalogusprijs
💰 Aankoopprijs
Wordt gebruikt als kost in de voorcalculatie
💰 Catalogusprijs
Wordt gebruikt als verkoopprijs
Bepaalt samen met de kost je marge
6️⃣ BTW & Grootboekrekening
Per artikel kan een btw-code ingesteld worden
Wordt vaak overschreven op offerte- of factuurniveau
Grootboekrekening is relevant indien boekhoudkoppeling actief is
7️⃣ Startvoorraad
Bij aanmaak kan je meteen instellen:
Hoeveel stuks liggen in welk magazijn
Enkel relevant als je met voorraadbeheer werkt.
8️⃣ Leveranciers koppelen
Je kan per artikel:
Meerdere leveranciers toevoegen
Artikelnummer per leverancier instellen
Kostprijs per leverancier instellen
👉 Dit is zeer belangrijk voor later bij bestellingen.
Wanneer je via Bouwflow bestelt:
Stelt het systeem automatisch de juiste leverancier voor
Kan je eenvoudig bestelbonnen genereren per leverancier
9️⃣ Notities
Intern veld voor:
Extra uitleg
Interne communicatie
Bijzonderheden
❗ Niet zichtbaar op offerte/factuur ❗ Geen invloed op calculatie
🔟 Voorraadinstellingen
SKU (Stock Keeping Unit)
Intern artikelnummer of leveranciersnummer
Barcode
Enkel relevant bij voorraadbeheer
Voor gebruik met scansysteem
“Op bestelling”-artikel
Je kan aangeven dat een artikel:
Altijd per project besteld wordt
Nooit uit stock komt
👉 Handig om te filteren bij bestellingen.
🖼 Afbeeldingen
Je kan een afbeelding toevoegen aan het artikel.
Optioneel kan je instellen:
Tonen op offerte
Tonen op factuur
De afbeelding wordt dan automatisch toegevoegd, maar kan per document verwijderd worden.
📎 Bestanden
Je kan bestanden koppelen aan een artikel, zoals:
Datasheets
Technische fiches
Certificaten
Je kan instellen of het bestand:
Automatisch als bijlage meegestuurd wordt bij offerte
Automatisch als bijlage meegestuurd wordt bij factuur
👉 Zeer handig bij technische producten.
🚜 Materieel
Materieel wordt gebruikt voor:
Machines
Assets
Voertuigen
Specifiek inzetbaar materiaal
De opbouw is zeer gelijkaardig aan artikelen:
Naam
Categorie
Eenheid
Kost
Verkoopprijs
Marge
Notities
Waarom een aparte categorie?
Omdat je in:
Voorcalculatie
Nacalculatie
Rapportering
duidelijk onderscheid kan maken tussen:
Materiaalkosten
Materieelkosten
Arbeidskosten
👷 Arbeid
Arbeid wordt gebruikt voor interne werkuren.
Ook hier:
Naam
Eenheid (meestal uren)
Kost
Verkoopprijs
Marge
Categorie
Arbeid maakt het mogelijk om:
Interne uren correct te calculeren
Verschil te analyseren tussen voor- en nacalculatie
📦 Bundels (kort toegelicht)
Bundels zijn een vereenvoudigde manier om:
Artikelen
Arbeid
te groeperen.
Ze worden vooral gebruikt in Bouwflow Starter, waar geen posten beschikbaar zijn.
In de meeste gevallen zal je werken met:
Posten
Meetstaten
Hiervoor bestaan aparte helpdeskartikelen.
✅ Samenvatting
De inventaris is de basis van je volledige calculatie in Bouwflow.
Via:
Artikelen
Materieel
Arbeid
bouw je de fundamenten op waarmee je later:
Posten maakt
Meetstaten opstelt
Offertes genereert
Bestellingen automatiseert
Nacalculaties uitvoert
Hoe correcter je inventaris is opgebouwd, hoe efficiënter je later kan werken.