Nacalculatie - algemene werking

🎥 Helpdeskvideo – Nacalculatie & globale nacalculatie in Bouwflow

In deze video leggen we uit hoe nacalculatie werkt in Bouwflow, zowel:

• de nacalculatie per project

• als de globale nacalculatie over alle projecten heen

Zo krijg je een duidelijk inzicht in:

• verwachte vs. werkelijke kosten

• verwachte vs. werkelijke marges

• winst en verlies per project én globaal

⚙️ Basisinstellingen nacalculatie

Via Instellingen → Nacalculatie kan je bepalen:

• welke kolommen zichtbaar zijn

• welke kosten wel of niet meetellen

• hoe bepaalde termen benoemd worden (vertalingen)

👉 Deze instellingen worden normaal correct ingesteld tijdens de implementatie. Je hoeft hier dus niets aan te wijzigen, tenzij je bewust een andere werking wenst.

Waarom zijn deze instellingen belangrijk?

Vooral om te vermijden dat:

• kosten dubbel worden meegerekend

• voorraadwijzigingen en aankoopfacturen elkaar overlappen

(bv. bij gebruik van scansystemen)

📊 Nacalculatie per project

Open een project en ga naar het tabblad Nacalculatie.

Wat zie je?

• Bovenaan: totalen per kolom

• Daaronder: opsplitsing per kostencategorie

• Artikelen

• Arbeid

• Onderaannemers

• …

Je kan:

• categorieën openklappen

• tot op artikelniveau doorklikken

• per artikel bekijken waar de cijfers vandaan komen

🧮 Gecalculeerde kosten & prijzen

Deze cijfers komen uit je voorcalculatie.

Werk je met:

• meetstaten

• calculatie

• offertes op basis van calculatie

👉 Dan weet Bouwflow exact:

• wat je verwachte kost was

• wat je verwachte verkoopprijs was

• welke marge voorzien werd

Elke bouwsteen in de calculatie bevat immers:

• kost

• marge

• verkoopprijs

💸 Werkelijke kosten

1. Aankoopfacturen

Aankoopfacturen die aan een project gekoppeld zijn, worden automatisch meegenomen.

Dit kan:

• volledig per factuur

• of lijn per lijn, waarbij één factuur over meerdere projecten verdeeld wordt

🔕 Een specifieke lijn negeren?

• Klik op het kruisje

• Die lijn telt dan niet mee in de nacalculatie

2. Uurregistraties (medewerkers & onderaannemers)

Werk je met:

• tijdsregistratie in OnsitePro

• of een externe track & trace-koppeling

Dan kan je:

• per medewerker of onderaannemer een uurloon instellen

• dit uurloon × geregistreerde tijd laten meetellen als kost

⚠️ Belangrijke aandachtspunt

• Geef je een uurloon aan een onderaannemer?

• Tel dan niet ook zijn aankoopfactuur mee

👉 Anders tel je de kost dubbel. Zet in dat geval:

• ofwel het uurloon op 0

• ofwel koppel je geen aankoopfactuur

💰 Werkelijke prijzen

De werkelijke prijzen komen rechtstreeks uit:

• de verkoopfacturen gekoppeld aan het project

Bouwflow vergelijkt dan:

• voorziene marge (voorcalculatie)

• werkelijke marge (inkomsten – werkelijke kosten)

Zo zie je meteen:

• winst

• verlies

• afwijkingen t.o.v. de calculatie

🔴 Staat iets in het rood? Dan zijn de werkelijke kosten hoger dan voorzien.

🌍 Globale nacalculatie (alle projecten)

Via het globale nacalculatieoverzicht krijg je inzicht:

• over alle projecten samen

• met totalen bovenaan die alles meenemen

🔎 Filters & analyses

Je kan filteren op:

• projectfase

• datum

• verkoper

• medewerker

• onderaannemer

• projecttype

• klant

Voorbeelden

• Welke projecten zitten nog in uitvoering?

• Welke verkopers realiseren de hoogste marges?

• Waar zit het grootste verschil tussen calculatie en realiteit?

• Welke onderaannemers zijn het rendabelst?

Je kan ook:

• sorteringen toepassen

• kolommen herschikken

📈 Inzichten

Via Inzichten krijg je extra analyses zoals:

• hoogste winst

• grootste verlies

• beste en slechtste marge

• meest over budget

• verdeling van kosten en marges over alle projecten

👉 Ideaal voor management- en strategische beslissingen.