Contracten
✍️ Contracten aanmaken en laten ondertekenen in Bouwflow
Met de nieuwe contractenmodule in Bouwflow kun je zelf PDF-documenten opladen, versturen en digitaal laten ondertekenen door klanten, leveranciers of onderaannemers. Hieronder lees je stap voor stap hoe dit werkt.
🔹 1. Nieuw contract aanmaken
Ga naar Projecten.
Open het gewenste project.
Klik op het tabblad Financieel > Contracten.
Klik rechtsboven op Contract aanmaken.
Vervolgens kun je:
Automatisch een contractnummer laten genereren.
Een herkenbare naam en datum instellen.
Het project koppelen.
Aanduiden voor wie het contract bedoeld is (klant, leverancier of onderaannemer).
De PDF uploaden waarop de handtekening moet komen.
Klik daarna op Aanmaken.
🔹 2. Handtekeninglocatie instellen
Na het aanmaken kan je een handtekeninglocatie aanduiden. Klik hiervoor op het document en kies op welke plaats de handtekening moet verschijnen. 💡 Dit is exact de locatie waar de ondertekening later zal worden weergegeven.
🔹 3. Contract versturen voor ondertekening
Klik op Versturen.
Bouwflow toont een voorbeeld van de e-mail die wordt verzonden.
Vul het e-mailadres van de ontvanger in en voeg eventueel een persoonlijke boodschap toe.
Verstuur het contract.
📩 De ontvanger ontvangt een e-mail met een link naar het document en kan het online ondertekenen.
🔹 4. E-mailtemplate instellen (optioneel)
Om het verzenden te automatiseren, kun je een standaard e-mailtemplate instellen:
Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
Zoek het sjabloon Contract versturen.
Voeg gewenste tekst en variabelen toe (zoals `{{CUSTOMER_NAME}}`, `{{PROJECT_NAME}}`, `{{SIGN_URL}}`, …).
Hiermee kun je volledig gepersonaliseerde mails versturen voor elk contract.
🔹 5. Ondertekenen en opvolgen
De klant, leverancier of onderaannemer opent de ontvangen link.
Ze zien het document, plaatsen hun handtekening op de ingestelde locatie, en klikken op Teken.
Na ondertekening wordt:
De getekende versie automatisch gekoppeld aan het juiste project.
De status van het contract aangepast naar Getekend.
Het document zichtbaar in de contractenlijst.
De klant ontvang automatisch een bevestiging van ondertekening
✅ Samenvatting
De nieuwe contractenmodule maakt het mogelijk om:
Elke PDF digitaal te laten ondertekenen.
Handtekeningen te positioneren op de juiste plaats in een PDF.
De volledige opvolging (van verzending tot ondertekening) binnen Bouwflow te beheren.