Offertes Algemeen

Offertes in Bouwflow – Algemene werking

In dit artikel leggen we de algemene werking van offertes in Bouwflow uit.

We focussen op:

• Hoe maak je een offerte aan?

• Wat betekenen de verschillende velden?

• Welke instellingen zijn er beschikbaar?

• Welke acties kan je nadien uitvoeren?

⚠️ Specifieke flows (bijv. werken vanuit meetstaten of calculatie) worden hier niet behandeld.

📄 Een offerte aanmaken

Ga naar: Inkomsten → Offertes → Offerte aanmaken

1️⃣ Offertenummer

• Wordt automatisch gegenereerd

• Standaard: jaartal + 001 (bij eerste offerte)

• De eerste keer kan je dit manueel aanpassen

• Nadien volgt de nummering automatisch

2️⃣ Klant & Project

Je selecteert:

• Een klant

• Een project

👉 Werk je vanuit een project? Dan worden deze velden automatisch ingevuld.

3️⃣ Status

De status hoef je niet manueel aan te passen.

Deze wijzigt automatisch op basis van acties zoals:

• Verzenden

• Ondertekenen

• Afkeuren

• Vervallen

4️⃣ Datum & Vervaldatum

• Datum = automatisch vandaag

• Vervaldatum = standaard 1 maand later

Beide zijn manueel aanpasbaar.

5️⃣ Leverdatum

Indien ingevuld:

• Wordt deze zichtbaar op de offerte

Laat je dit leeg, dan verschijnt er geen leverdatum op het document.

6️⃣ BTW-code

• Bepaalt het btw-tarief voor de volledige offerte

• Bepaalt ook de wettelijke btw-tekst (bv. renovatie of btw-verlegd)

7️⃣ Taal

De taal bepaalt automatisch de taal van het document.

• Nederlands

• Frans

• Engels

Bij wijziging wordt de volledige offerte automatisch vertaald.

8️⃣ Document template (Layout)

De document template bepaalt:

• De lay-out

• De opmaak

• De structuur van je offerte

Je kan verschillende templates gebruiken.

Instellen via: Instellingen → Document Templates

👉 Voor meer info hierover bestaat een apart helpdeskartikel.

9️⃣ Verkoper

Je kan een verkoper koppelen aan de offerte.

Handig voor:

• Rapportering

• Commissieberekening

• Interne opvolging

✏️ Offertelijnen toevoegen

Je kan:

• Titels toevoegen

• Regels toevoegen

• Artikelen manueel invoeren

• Artikelnummers ingeven (worden automatisch ingeladen)

• Aantal en eenheid instellen

• BTW wordt automatisch ingevuld

• Kortingen toevoegen

📦 Importeren vanuit inventaris

Via de knop “Importeer van inventaris” kan je:

• Artikelen

• Materieel

• Arbeid

• Bundels

rechtstreeks toevoegen.

📑 Kopiëren van bestaande offerte

Je kan ook starten vanuit een bestaande offerte:

• Selecteer de offerte

• Bouwflow kopieert deze naar de nieuwe offerte

👉 Zeer handig wanneer je vaak gelijkaardige offertes maakt.

📎 Bijlagen & Opmerkingen

Bijlage

Je kan een bestand toevoegen dat:

• Als bijlage meegestuurd wordt in de mail

Werk je met een document template met voor- en achterblad? Dan wordt alles samengevoegd tot één PDF.

Opmerking

• Wordt zichtbaar onderaan de offerte

• Zichtbaar voor de klant

Interne notitie

• Enkel intern zichtbaar

• Niet zichtbaar voor de klant

⚙️ Instellingen voor offertes

Ga naar: Instellingen → Instellingen → Offertes

Hier kan je standaardinstellingen configureren.

📌 Standaard layout

Bepaal welke document template standaard gebruikt wordt.

📌 Geldigheid offerte

Stel in:

• Hoeveel dagen een offerte standaard geldig is

📌 Digitale ondertekening na vervaldatum

Je kan instellen dat een offerte:

• Nog X dagen na vervaldatum digitaal ondertekend mag worden

Bijvoorbeeld:

• 30 dagen extra ondertekenbaar via de link in de mail

📌 Verkoper verplicht maken

Je kan instellen dat:

• Het veld “Verkoper” verplicht wordt

Handig bij meerdere verkopers.

📌 Offerte automatisch als bijlage bij voorschotfactuur

Bij het aanmaken van een voorschotfactuur kan de offerte automatisch meegestuurd worden.

📌 Artikelnummer tonen of verbergen

Gebruik je geen artikelnummers? Dan kan je deze kolom uitschakelen.

📌 Digitaal ondertekenen

• Staat standaard aan

• Laat klanten digitaal tekenen via link

📌 Digitaal weigeren

Indien ingeschakeld:

• Krijgt de klant ook een “Weigeren”-knop

📌 Voor- en achterblad niet tonen bij digitale link

Je kan ervoor kiezen dat:

• Enkel de prijs zichtbaar is via de ondertekenlink

• Volledige bundel als bijlage meegestuurd wordt

📌 Offerte wijzigen na verzenden

Je kan kiezen:

• Mag een verzonden offerte nog aangepast worden?

• Of moet er een nieuwe offerte aangemaakt worden?

📌 Totalen tonen naast titel of regel

Indien je zonder document template werkt:

• Kan je instellen of totalen naast titels of regels getoond worden

📌 Type overeenkomst tonen

Deze kolom kan je aan- of uitzetten.

Voorbeelden:

• Vermoedelijke hoeveelheid

• Som over het geheel

• Forfaitair

Gebruik je dit niet? Dan kan je deze uitschakelen.

📌 Standaard opmerking

Hier kan je een standaardtekst instellen die automatisch onderaan elke offerte verschijnt.

🚀 Acties na aanmaak

Eens de offerte is aangemaakt, kan je:

• Verzenden via mail

• Digitaal laten ondertekenen

• Afdrukken

• Kopiëren

• Omzetten naar factuur (afhankelijk van flow)

📊 Overzicht van alle offertes

Via:

Inkomsten → Offertes

krijg je:

• Een overzichtstabel

• Zoekfunctie

• Filters

• Sorteringen

Hier kan je snel offertes terugvinden en beheren.

✅ Samenvatting

Offertes in Bouwflow zijn:

• Volledig aanpasbaar

• Meertalig

• Digitaal ondertekenbaar

• Configureerbaar via instellingen

• Koppelbaar aan projecten, verkopers en calculaties

Een correcte configuratie van je offerte-instellingen zorgt voor:

• Minder fouten

• Snellere opvolging

• Professionelere uitstraling