Correspondentie
Bekijk hier de video omtrent correspondentie:
Projectcorrespondentie via inboxes
Met de nieuwe functie projectcorrespondentie inboxes in Bouwflow kan je e-mailverkeer met klanten of leveranciers rechtstreeks koppelen aan projecten. Dit maakt het veel eenvoudiger om alle communicatie overzichtelijk te bewaren, zonder dat je alles handmatig hoeft aan te maken.
📩 Wat is een projectcorrespondentie inbox?
Een projectcorrespondentie inbox is een uniek e-mailadres waarop je e-mails kan doorsturen. Alle doorgestuurde e-mails komen automatisch in Bouwflow terecht en kunnen gekoppeld worden aan een project, klant of leverancier.
Zo heb je alle communicatie centraal verzameld bij je project.
⚙️ Hoe stel je dit in?
Ga naar Instellingen > Projecten
Scroll naar beneden tot je het onderdeel Projectcorrespondentie inboxes ziet.
Maak een nieuwe inbox aan
Geef de inbox een duidelijke naam.
Kies een uniek e-mailadres.
Kies het type inbox
Algemene inbox: handig als je al je e-mailverkeer op één plek wil verzamelen en later zelf toewijst aan projecten.
Projectspecifieke inbox: ideaal voor grote projecten met veel communicatie. Alle doorgestuurde e-mails worden automatisch gekoppeld aan dat project.
Gebruik een witte lijst (aanbevolen)
Hiermee bepaal je welke e-mailadressen toegelaten zijn om berichten door te sturen. Zo vermijd je spam of ongewenste e-mails.
📤 Hoe werkt het in de praktijk?
Kopieer het gegenereerde e-mailadres van je inbox.
Forward e-mails vanuit je eigen mailbox naar dit adres.
In Bouwflow verschijnt automatisch een tabblad Correspondentie.
Binnenkomende e-mails staan eerst op Te beoordelen:
Als je inbox aan een project gekoppeld is → de e-mails komen er automatisch terecht.
Als de inbox niet gekoppeld is → kies je zelf bij welk project de communicatie hoort.
👉 Bouwflow herkent vaak al automatisch de juiste klant op basis van het e-mailadres. Je kan daarnaast ook andere entiteiten koppelen (bv. leveranciers).
Keur de e-mail goed.
Vanaf nu is de correspondentie zichtbaar bij het project onder Personen > Correspondentie.
✅ Resultaat
Alle e-mailcommunicatie wordt netjes bewaard in het juiste project. Je hoeft dus niet langer manueel interacties aan te maken. Dit zorgt voor:
Meer overzicht
Minder manueel werk
Eén centrale plek voor alle communicatie